Arrangér en lokal festival, fra første idé til nedtagning
En festival, selv en lokal, er det mest krævende format: program, tilladelser, sikkerhed, teknisk produktion, frivillige og vejr fletter sig ind i hinanden over flere dage. Den kritiske vej går næsten altid gennem tilladelserne og hovednavnet. Regn med 6 til 12 måneder.
Beskriv dit event, så bygger TadaPlan hele tidsplanen — opgaver, afhængigheder, kritisk vej, budget — på 30 sekunder.
Tidsplanen, fase for fase
6 til 12 måneder før
- Fastlæg konceptet, datoerne, stedet og den ønskede kapacitet
- Byg budgetprognosen og nulpunktet (honorarer vs. entré)
- Book hovednavnet — det dikterer alt andet
- Sæt gang i ansøgningerne om tilladelse: kommune, sikkerhed, KODA-afgifter, miljø
3 til 6 måneder før
- Færdiggør programmet og skriv kunstnerkontrakterne under
- Skriv sponsorer og tilskud under (indsend ansøgningerne tidligt)
- Book scene, lyd, lys, telte, toiletter, generatorer
- Sæt billetsalget eller forsalget i gang samt kommunikationen
Den sidste måned
- Færdiggør pladstegningen: scener, barer, førstehjælp, udgange, evt. camping
- Rekruttér og planlæg de frivillige pr. hold og pr. vagt
- Aftal sikkerheds- og førstehjælpsopsætningen med myndighederne
- Lås kunstnerlogistikken: modtagelse, garderober, riders, soundcheck-tider
Opbygning, afvikling, nedtagning
- Byg op over 2 til 5 dage med et sikkerhedstjek før åbning
- En driftscentral under afviklingen: én beslutningskanal
- Optælling af entré og bar-opfølgning i realtid
- Nedtagning, tilstandsrapport, økonomisk opgørelse og en varm debriefing
Fejlene, der koster dyrt
- At binde sig til honorarer, før du kender nulpunktet: det er et garanteret underskud.
- At opdage sikkerhedskravene i sidste øjeblik: opsætningen forhandles måneder i forvejen.
- At forsømme op- og nedtagning i de frivilliges plan — det er altid dér, der mangler hænder.
- Ingen vejrplan: en regn-plan-B (telte, dræning, tilbagetog) besluttes allerede i designfasen.
Om budgettet
En lokal festival over en eller to dage lander mellem 15.000 og 100.000 €; honorarer og teknik udgør 60 % af budgettet, og baren 30 til 50 % af indtægterne. Derfor er prognosen så vigtig, før du binder dig til noget.
TadaPlan tilpasser planen til din dato, dit gæsteantal og dit budget og advarer dig i det øjeblik, en kritisk opgave skrider.
Andre guider
Planlæg et bryllup · Planlæg en networking-middag · Planlæg en konference · Planlæg en sportsturnering · Planlæg en velgørenhedsmarch · Planlæg en støttemiddag · Planlæg en teambuilding-dag · Planlæg et åbent hus · Planlæg et firmajubilæum · Planlæg en bordplan til bryllup · Planlæg et firmaseminar