Arrangér en professionel konference fra ende til anden
En konference kører tre parallelle spor: indholdet (talere), publikum (promovering og tilmeldinger) og logistikken (lokale, AV-teknik, catering). Den klassiske fælde er at bygge alt op om lokalet og opdage for sent, at en nøgletaler er optaget. Lås dem begge samtidig, 4 til 6 måneder før.
Vind de første tre timer tilbage.
Beskriv dit event, så bygger TadaPlan hele tidsplanen — opgaver, afhængigheder, kritisk vej, budget — på 30 sekunder.
Generér min planBeskriv dit event, så bygger TadaPlan hele tidsplanen — opgaver, afhængigheder, kritisk vej, budget — på 30 sekunder.
Tidsplanen, fase for fase
4 til 6 måneder før
- Definér tema, format (plenum, workshops) og deltagermål
- Bekræft hovedtalerne, FØR du skriver under på lokalet
- Book lokalet med dets AV-teknik (lyd, projektion, optagelse)
- Læg budgettet: leje, AV, catering, promovering, talere
2 til 4 måneder før
- Åbn tilmeldingerne med priser (early bird hvis betalt)
- Sæt promoveringen i gang: e-mail, LinkedIn, partnerkanaler
- Færdiggør det detaljerede program og hver talers behov
- Skriv sponsorer under og fastlæg deres synlige modydelser
Den sidste måned
- Skub promoveringen igen på de svage segmenter (tilmeldingerne topper omkring 15 dage før)
- Briefer talerne: timing, slideformat, teknisk gennemgang
- Sæt velkomst, badges, skiltning og garderobe op
- Planlæg optagelse eller fotos til opfølgende kommunikation
Dagen og bagefter
- Teknisk gennemgang samme morgen med alle præsentationer indlæst
- Én scenemester, der holder timingen hele dagen
- Tilfredshedsundersøgelse sendt samme aften eller næste morgen
- Udgiv genudsendelser/fotos og tak talere og sponsorer
Fejlene, der koster dyrt
- At skrive under på lokalet før hovednavnene: det er indholdet, der fylder salen, ikke omvendt.
- At underdimensionere AV-teknikken: en knitrende mikrofon ødelægger et plenum for 200 personer.
- At regne med én enkelt promoveringsbølge: du skal bruge 3 til 4 segmenterede opfølgninger.
- At ignorere no-shows: til gratis events kommer 30 til 50 % af de tilmeldte aldrig — overbook.
Om budgettet
For 100 til 200 deltagere skal du regne med 8.000 til 30.000 € afhængigt af lokale og AV-teknik; catering løber op i 25 til 40 € pr. person pr. frokostpause.
Denne tjekliste er generisk — det er dit event ikke.
TadaPlan tilpasser planen til din dato, dit gæsteantal og dit budget og advarer dig i det øjeblik, en kritisk opgave skrider.
Opret mit event — gratisTadaPlan tilpasser planen til din dato, dit gæsteantal og dit budget og advarer dig i det øjeblik, en kritisk opgave skrider.
Andre guider
Planlæg et bryllup · Planlæg en networking-middag · Planlæg en sportsturnering · Planlæg en velgørenhedsmarch · Planlæg en støttemiddag · Planlæg en lokal festival · Planlæg en teambuilding-dag · Planlæg et åbent hus · Planlæg et firmajubilæum · Planlæg en bordplan til bryllup · Planlæg et firmaseminar