Arranger en lokal festival, fra første idé til nedrigging
En festival, selv en lokal, er det mest krevende formatet: program, tillatelser, sikkerhet, teknisk produksjon, frivillige og vær fletter seg inn i hverandre over flere dager. Den kritiske banen går nesten alltid gjennom tillatelsene og hovednavnet. Regn med 6 til 12 måneder.
Beskriv arrangementet ditt, så bygger TadaPlan hele tidsplanen — oppgaver, avhengigheter, kritisk bane, budsjett — på 30 sekunder.
Tidsplanen, fase for fase
6 til 12 måneder før
- Fastsett konseptet, datoene, stedet og ønsket kapasitet
- Bygg budsjettprognosen og nullpunktet (honorarer vs. billetter)
- Book hovednavnet — det dikterer alt annet
- Sett i gang søknadene om tillatelse: kommune, sikkerhet, TONO-avgifter, miljø
3 til 6 måneder før
- Fullfør programmet og signer artistkontraktene
- Signer sponsorer og tilskudd (send inn søknadene tidlig)
- Book scene, lyd, lys, telt, sanitær, aggregater
- Sett i gang billettsalget eller forhåndssalget og kommunikasjonen
Den siste måneden
- Ferdigstill områdekartet: scener, barer, førstehjelp, utganger, evt. camping
- Rekrutter og planlegg de frivillige per lag og per vakt
- Avtal sikkerhets- og førstehjelpsoppsettet med myndighetene
- Lås artistlogistikken: mottakelse, garderober, riders, soundcheck-tider
Opprigging, avvikling, nedrigging
- Rigg opp over 2 til 5 dager med en sikkerhetssjekk før åpning
- En driftssentral under avviklingen: én beslutningskanal
- Telling av billetter og bar-oppfølging i sanntid
- Nedrigging, tilstandsrapport, økonomisk oppgjør og en varm debrief
Feilene som koster dyrt
- Å binde seg til honorarer før du kjenner nullpunktet: det er et garantert underskudd.
- Å oppdage sikkerhetskravene i siste liten: oppsettet forhandles måneder i forveien.
- Å neglisjere opp- og nedrigging i de frivilliges plan — det er alltid der det mangler hender.
- Ingen værplan: en regn-plan-B (telt, drenering, tilbaketrekning) bestemmes allerede i designfasen.
Om budsjettet
En lokal festival over en eller to dager havner mellom 15 000 og 100 000 €; honorarer og teknikk utgjør 60 % av budsjettet, og baren 30 til 50 % av inntektene. Derfor er prognosen så viktig før du binder deg til noe.
TadaPlan tilpasser planen til datoen, gjesteantallet og budsjettet ditt, og varsler deg i det øyeblikket en kritisk oppgave sklir.
Andre guider
Planlegg et bryllup · Planlegg en nettverksmiddag · Planlegg en konferanse · Planlegg en sportsturnering · Planlegg en veldedighetsmarsj · Planlegg en støttemiddag · Planlegg en teambuilding-dag · Planlegg et åpent hus · Planlegg et firmajubileum · Planlegg en bordplassering til bryllup · Planlegg et firmaseminar