Arranger en profesjonell konferanse fra ende til annen
En konferanse kjører tre parallelle løp: innholdet (innledere), publikum (markedsføring og påmeldinger) og logistikken (lokale, AV-teknikk, servering). Den klassiske fellen er å bygge alt rundt lokalet og oppdage for sent at en nøkkelinnleder er opptatt. Lås begge samtidig, 4 til 6 måneder før.
Beskriv arrangementet ditt, så bygger TadaPlan hele tidsplanen — oppgaver, avhengigheter, kritisk bane, budsjett — på 30 sekunder.
Tidsplanen, fase for fase
4 til 6 måneder før
- Definer tema, format (plenum, workshops) og deltakermål
- Bekreft hovedinnlederne FØR du signerer lokalet
- Book lokalet med AV-teknikken (lyd, projeksjon, opptak)
- Legg budsjettet: leie, AV, servering, markedsføring, innledere
2 til 4 måneder før
- Åpne påmeldingene med priser (early bird hvis betalt)
- Sett i gang markedsføringen: e-post, LinkedIn, partnerkanaler
- Ferdigstill det detaljerte programmet og hver innleders behov
- Signer sponsorene og fastsett deres synlige motytelser
Den siste måneden
- Dytt markedsføringen igjen på de svake segmentene (påmeldingene topper rundt 15 dager før)
- Briefe innlederne: timing, slideformat, teknisk gjennomgang
- Sett opp velkomst, navneskilt, skilting og garderobe
- Planlegg opptak eller foto til den oppfølgende kommunikasjonen
Dagen og etterpå
- Teknisk gjennomgang samme morgen med alle presentasjoner lastet inn
- Én scenemester som holder timingen hele dagen
- Tilfredshetsundersøkelse sendt samme kveld eller neste morgen
- Publiser opptak/foto og takk innledere og sponsorer
Feilene som koster dyrt
- Å signere lokalet før hovednavnene: det er innholdet som fyller salen, ikke omvendt.
- Å underdimensjonere AV-teknikken: en knitrende mikrofon ødelegger et plenum for 200 personer.
- Å stole på én enkelt markedsføringsbølge: du trenger 3 til 4 segmenterte oppfølginger.
- Å ignorere no-shows: på gratis arrangementer kommer 30 til 50 % av de påmeldte aldri — overbook.
Om budsjettet
For 100 til 200 deltakere bør du regne med 8 000 til 30 000 € avhengig av lokale og AV-teknikk; serveringen løper opp i 25 til 40 € per person per lunsjpause.
TadaPlan tilpasser planen til datoen, gjesteantallet og budsjettet ditt, og varsler deg i det øyeblikket en kritisk oppgave sklir.
Andre guider
Planlegg et bryllup · Planlegg en nettverksmiddag · Planlegg en sportsturnering · Planlegg en veldedighetsmarsj · Planlegg en støttemiddag · Planlegg en lokal festival · Planlegg en teambuilding-dag · Planlegg et åpent hus · Planlegg et firmajubileum · Planlegg en bordplassering til bryllup · Planlegg et firmaseminar