Arrangera en lokal festival, från första brief till rivning
En festival, även en lokal, är det mest krävande formatet: line-up, tillstånd, säkerhet, teknisk produktion, funktionärer och väder flätas samman under flera dagar. Den kritiska linjen går nästan alltid genom tillstånden och huvudakten. Räkna med 6 till 12 månader.
Beskriv ditt evenemang så bygger TadaPlan hela planeringen — uppgifter, beroenden, kritisk linje, budget — på 30 sekunder.
Planeringen, fas för fas
6 till 12 månader innan
- Sätt koncept, datum, plats och önskad kapacitet
- Bygg den preliminära budgeten och break even-punkten (gager vs entréer)
- Boka huvudakten — den dikterar allt annat
- Påbörja tillståndsansökningarna: kommun, säkerhet, upphovsrätt, miljö
3 till 6 månader innan
- Komplettera line-upen och skriv på artistkontrakten
- Skriv på sponsorer och bidrag (lämna in ansökningarna tidigt)
- Boka scen, ljud, ljus, tält, toaletter och generatorer
- Dra igång biljettförsäljning eller förköp och kommunikationen
Den sista månaden
- Slutför områdesplanen: scener, barer, sjukvård, utgångar, eventuell camping
- Rekrytera och schemalägg funktionärer per team och per pass
- Kom överens om säkerhets- och sjukvårdsupplägget med myndigheterna
- Lås artistlogistiken: välkomnande, loger, riders, soundchecktider
Bygge, genomförande, rivning
- Bygg under 2 till 5 dagar med en säkerhetskontroll före öppning
- Ett ledningshögkvarter under genomförandet: en enda beslutskanal
- Räkning av entréer och baruppföljning i realtid
- Rivning, statusrapport, ekonomisk avstämning och en debriefing på direkten
Misstagen som kostar dig
- Att binda upp gager innan du känner till break even-punkten: det är garanterad förlust.
- Att upptäcka säkerhetskraven i sista stund: upplägget förhandlas månader innan.
- Att försumma bygge och rivning i funktionärsschemat — det är alltid där händer saknas.
- Ingen väderplan: en regn-plan B (tält, dränering, alternativ) bestäms redan på ritbordet.
Om budgeten
En lokal festival på en eller två dagar landar mellan 15 000 och 100 000 €; gager och produktion utgör 60 % av budgeten, och baren 30 till 50 % av intäkterna. Därav vikten av en prognos före varje åtagande.
TadaPlan anpassar planen efter ditt datum, din kapacitet och din budget och larmar dig så fort en kritisk uppgift släpar efter.
Fler guider
Planera ett bröllop · Planera en nätverksmiddag · Planera en konferens · Planera en idrottsturnering · Planera en välgörenhetsvandring · Planera en insamlingsmiddag · Planera en teambuilding-dag · Planera ett öppet hus · Planera ett företagsjubileum · Planera en bordsplacering · Planera en företagskonferens