Arrangera en professionell konferens från början till slut
En konferens drivs på tre parallella spår: innehållet (talare), publiken (marknadsföring och anmälningar) och logistiken (lokal, teknik, catering). Den klassiska fällan är att bygga allt kring lokalen och för sent upptäcka att en nyckeltalare inte kan. Lås båda samtidigt, 4 till 6 månader innan.
Beskriv ditt evenemang så bygger TadaPlan hela planeringen — uppgifter, beroenden, kritisk linje, budget — på 30 sekunder.
Planeringen, fas för fas
4 till 6 månader innan
- Definiera tema, format (plenum, workshops) och deltagarmål
- Bekräfta huvudtalarna INNAN du skriver på lokalen
- Boka lokalen med tekniken (ljud, projektion, inspelning)
- Sätt budgeten: hyra, teknik, catering, marknadsföring, talare
2 till 4 månader innan
- Öppna anmälan med prissättning (early bird om det är betalt)
- Dra igång marknadsföringen: mejl, LinkedIn, partnerkanaler
- Slutför det detaljerade programmet och varje talares behov
- Skriv på sponsorer och definiera deras synliga motprestationer
Den sista månaden
- Ge marknadsföringen en ny knuff på svaga segment (anmälningarna toppar kring 15 dagar innan)
- Briefa talarna: tid, slidformat, teknisk genomkörning
- Ställ i ordning välkomnande, namnskyltar, skyltning och garderob
- Planera inspelning eller foton för kommunikationen efteråt
Dagen och efteråt
- Teknisk genomkörning samma morgon med alla presentationer inladdade
- En enda scenmästare som håller tiden hela dagen
- Nöjdhetsenkät skickad samma kväll eller morgonen efter
- Publicera repriser/foton och tacka talare och sponsorer
Misstagen som kostar dig
- Att skriva på lokalen före huvudnamnen: det är innehållet som fyller salen, inte tvärtom.
- Att snåla med tekniken: en mikrofon som knastrar förstör ett plenum för 200 personer.
- Att lita på en enda marknadsföringsvåg: det krävs 3 till 4 segmenterade påminnelser.
- Att ignorera no-shows: på gratisevent kommer 30 till 50 % av de anmälda aldrig — överboka.
Om budgeten
För 100 till 200 deltagare, räkna med 8 000 till 30 000 € beroende på lokal och teknik; cateringen ligger på 25 till 40 € per person och lunchpaus.
TadaPlan anpassar planen efter ditt datum, din kapacitet och din budget och larmar dig så fort en kritisk uppgift släpar efter.
Fler guider
Planera ett bröllop · Planera en nätverksmiddag · Planera en idrottsturnering · Planera en välgörenhetsvandring · Planera en insamlingsmiddag · Planera en lokal festival · Planera en teambuilding-dag · Planera ett öppet hus · Planera ett företagsjubileum · Planera en bordsplacering · Planera en företagskonferens