Einen Tag der offenen Tür, der konvertiert
Ein Tag der offenen Tür hat ein messbares Ziel: Anmeldungen, Leads, Einstellungen oder lokale Bekanntheit. Alles wird um die Besucherführung herum gestaltet — was der Besucher sieht, in welcher Reihenfolge und mit welchem Höhepunkt. Rechnen Sie mit 6 bis 8 Wochen.
Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und TadaPlan erstellt den kompletten Zeitplan — Aufgaben, Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Budget — in 30 Sekunden.
Der Zeitplan, Phase für Phase
6 bis 8 Wochen vorher
- Legen Sie das bezifferte Ziel fest (Besucher, qualifizierte Kontakte) und den Termin
- Gestalten Sie die Besucherführung mit einem Einstiegspunkt und einem Höhepunkt
- Prüfen Sie Sicherheit und Versicherung für den Publikumsempfang (Sperrzonen, Kapazität)
- Planen Sie die Kommunikation: lokale Presse, soziale Medien, Plakate, direkte Einladungen
3 bis 6 Wochen vorher
- Mobilisieren Sie die Teams: wer präsentiert was, an welchem Posten, zu welcher Zeit
- Bereiten Sie die Demos und Aktionen zu den angekündigten Zeiten vor
- Öffnen Sie die Online-Anmeldung (auch optional: sie qualifiziert die Besucher)
- Bestellen Sie Beschilderung, Namensschilder, Materialien und Goodies
Die letzte Woche
- Gehen Sie die Führung mit frischem Blick ab und stoppen Sie einen kompletten Besuch
- Beschildern Sie das Gelände: Empfang, Laufrichtung, Sanitär, gesperrte Zonen
- Briefen Sie jeden Posten mit den FAQs und der Kernbotschaft
- Pushen Sie die lokale Presse und die Angemeldeten erneut
Der Tag und danach
- Zählen Sie die Eintritte und erfassen Sie die Kontaktdaten (Gewinnspiel, QR, Formular)
- Demos zu festen Zeiten, um Rhythmus zu geben und Besucher zu halten
- Debrief à chaud mit den Teams am selben Abend
- Kontaktieren Sie jeden qualifizierten Kontakt binnen einer Woche erneut
Die Fehler, die teuer werden
- Ohne durchdachte Führung öffnen: Besucher irren umher, verpassen den Höhepunkt und gehen.
- Die Kontaktdaten nicht erfassen: kein Kontakt, keine Konversion — Zählen allein reicht nicht.
- Die Sicherheit unterschätzen: Publikum empfangen heißt Pflichten (Ausgänge, Feuerlöscher, Maschinenzonen).
- Nur online kommunizieren: lokal sorgen Plakate und lokale Presse für die Hälfte des Andrangs.
Zum Budget
Ein Tag der offenen Tür kostet vor allem interne Zeit; das externe Budget (Beschilderung, leichtes Catering, lokale Kommunikation) liegt meist zwischen 1.000 und 5.000 €.
TadaPlan passt den Plan an Ihren Termin, Ihre Teilnehmerzahl und Ihr Budget an und warnt Sie, sobald eine kritische Aufgabe verrutscht.
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