Ein Benefizdinner, das rentabel und herzlich ist
Das jährliche Dinner finanziert einen großen Teil der Saison: die Rentabilität hängt an der Auslastung und der Kontrolle der Einkaufskosten. Die goldene Regel: die Plätze verkaufen, BEVOR Sie die Mengen einkaufen. Rechnen Sie mit 6 bis 8 Wochen.
Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und TadaPlan erstellt den kompletten Zeitplan — Aufgaben, Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Budget — in 30 Sekunden.
Der Zeitplan, Phase für Phase
6 bis 8 Wochen vorher
- Legen Sie Termin, Saal (oft der eigene des Clubs oder der Schule) und ein einfaches Menü fest
- Berechnen Sie den Verkaufspreis: zielen Sie auf das 2,5- bis 3-Fache der Warenkosten pro Teller
- Legen Sie die Gedeckzahl für die Gewinnschwelle fest (Ihr Break-even-Punkt)
- Starten Sie den Kartenverkauf über die Mitglieder — jedes mit einem Kontingent
3 bis 6 Wochen vorher
- Öffnen Sie die Online-Reservierungen mit Wahl von Sitzung und Menü
- Organisieren Sie die Tombola: Preise lokaler Geschäfte, Genehmigung falls nötig
- Bilden Sie die Freiwilligenteams: Küche, Saal, Bar, Kasse, Abwasch
- Treiben Sie den Verkauf an: lokale Plakate, soziale Medien, Mundpropaganda der Mitglieder
Die letzte Woche
- Schließen Sie die Reservierungen und bestellen Sie in den echten Mengen
- Erstellen Sie den Saalplan pro Sitzung und pro Reservierung
- Bereiten Sie Wechselkasse, Getränkebons und Preisaushang vor
- Allgemeines Freiwilligen-Briefing mit Zeiten pro Posten
Der Tag und danach
- Mise en place am Morgen, Küche zu fester Uhrzeit gestartet
- Empfang mit der Reservierungsliste und reibungsloser Platzierung
- Ziehen Sie die Tombola zwischen den Sitzungen, um den Saal zu halten
- Zahlenbilanz binnen 8 Tagen: Gedecke, Umsatz, Marge — und Dankeschöns
Die Fehler, die teuer werden
- Die Mengen kaufen, bevor Sie die Reservierungen kennen: das ist die Marge, die in den Müll wandert.
- Verkaufspreis nach Gefühl: ohne Break-even-Punkt entdecken Sie den Verlust hinterher.
- Zu viel Auswahl auf dem Menü: maximal zwei Gerichte, eine ehrenamtliche Küche ist kein Restaurant.
- Immer dieselben drei Freiwilligen überall: Verkaufskontingente und Pläne pro Posten, sonst folgt die Erschöpfung.
Zum Budget
Ein Dinner zu 20-25 € pro Teller mit 7-9 € Warenkosten bringt 800 bis 3.000 € Gewinn bei 100 bis 250 Gedecken — Tombola und Bar machen oft die Hälfte der Marge aus.
TadaPlan passt den Plan an Ihren Termin, Ihre Teilnehmerzahl und Ihr Budget an und warnt Sie, sobald eine kritische Aufgabe verrutscht.
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