Ein lokales Festival organisieren, vom ersten Briefing bis zum Abbau
Ein Festival, selbst ein lokales, ist das anspruchsvollste Format: Line-up, Genehmigungen, Sicherheit, Technik, Freiwillige und Wetter verweben sich über mehrere Tage. Der kritische Pfad führt fast immer über die Genehmigungen und den Headliner. Rechnen Sie mit 6 bis 12 Monaten.
Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und TadaPlan erstellt den kompletten Zeitplan — Aufgaben, Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Budget — in 30 Sekunden.
Der Zeitplan, Phase für Phase
6 bis 12 Monate vorher
- Legen Sie Konzept, Termine, Gelände und angestrebte Kapazität fest
- Erstellen Sie das Budget-Forecast und die Gewinnschwelle (Gagen vs. Eintritte)
- Buchen Sie den Headliner — er bestimmt alles Weitere
- Starten Sie die Genehmigungsanträge: Gemeinde, Sicherheit, Verwertungsgesellschaft (GEMA), Umwelt
3 bis 6 Monate vorher
- Vervollständigen Sie das Line-up und unterschreiben Sie die Künstlerverträge
- Unterzeichnen Sie Sponsoren und Fördermittel (reichen Sie die Anträge früh ein)
- Buchen Sie Bühne, Ton, Licht, Zelte, Sanitär, Generatoren
- Starten Sie das Ticketing oder den Vorverkauf und die Kommunikation
Der letzte Monat
- Finalisieren Sie den Geländeplan: Bühnen, Bars, Erste Hilfe, Ausgänge, evtl. Camping
- Werben Sie Freiwillige an und planen Sie sie pro Team und pro Slot
- Stimmen Sie das Sicherheits- und Sanitätskonzept mit den Behörden ab
- Sichern Sie die Künstlerlogistik: Empfang, Garderoben, Rider, Soundcheck-Zeiten
Aufbau, Betrieb, Abbau
- Aufbau über 2 bis 5 Tage mit Sicherheitscheck vor der Öffnung
- Ein Orga-HQ während des Betriebs: ein einziger Entscheidungskanal
- Zählung der Eintritte und Bar-Tracking in Echtzeit
- Abbau, Zustandsprotokoll, Finanzbilanz und ein Debrief à chaud
Die Fehler, die teuer werden
- Sich auf Gagen festlegen, bevor Sie die Gewinnschwelle kennen: das ist der sichere Verlust.
- Die Sicherheitsauflagen im letzten Moment entdecken: das Konzept verhandelt man Monate vorher.
- Auf- und Abbau in der Freiwilligenplanung vernachlässigen — genau dort fehlen immer Hände.
- Kein Wetterplan: ein Regen-Plan-B (Zelte, Drainage, Rückzug) wird in der Konzeption entschieden.
Zum Budget
Ein ein- bis zweitägiges lokales Festival bewegt sich zwischen 15.000 und 100.000 €; Gagen und Technik machen 60% des Budgets aus, die Bar 30 bis 50% der Einnahmen. Daher die Bedeutung eines Forecasts vor jeder Verpflichtung.
TadaPlan passt den Plan an Ihren Termin, Ihre Teilnehmerzahl und Ihr Budget an und warnt Sie, sobald eine kritische Aufgabe verrutscht.
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