Eine professionelle Konferenz von A bis Z organisieren
Eine Konferenz vereint drei parallele Baustellen: Inhalt (Speaker), Publikum (Promotion und Anmeldungen) und Logistik (Saal, Technik, Catering). Die klassische Falle: alles um den Saal herum bauen und zu spät merken, dass ein Schlüssel-Speaker nicht verfügbar ist. Sichern Sie beides gleichzeitig, 4 bis 6 Monate vorher.
Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und TadaPlan erstellt den kompletten Zeitplan — Aufgaben, Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Budget — in 30 Sekunden.
Der Zeitplan, Phase für Phase
4 bis 6 Monate vorher
- Definieren Sie Thema, Format (Plenum, Workshops) und Besucherziel
- Bestätigen Sie die Hauptredner, BEVOR Sie den Saal unterschreiben
- Buchen Sie den Saal mit der Technik (Ton, Projektion, Aufzeichnung)
- Setzen Sie das Budget: Miete, Technik, Catering, Promotion, Speaker
2 bis 4 Monate vorher
- Öffnen Sie die Anmeldungen mit Preisen (Early Bird, falls kostenpflichtig)
- Starten Sie die Promotion: E-Mailing, LinkedIn, Partnerkanäle
- Finalisieren Sie das detaillierte Programm und die Bedürfnisse jedes Speakers
- Unterzeichnen Sie die Sponsoren und legen Sie ihre sichtbaren Gegenleistungen fest
Der letzte Monat
- Verstärken Sie die Promotion auf schwachen Segmenten (Anmeldungen spitzen rund 15 Tage vorher)
- Briefen Sie die Speaker: Timing, Folienformat, technische Probe
- Richten Sie Empfang, Namensschilder, Beschilderung und Garderobe ein
- Planen Sie Aufzeichnung oder Fotos für die Nachkommunikation
Der Tag und danach
- Technischer Durchlauf am selben Morgen mit allen geladenen Präsentationen
- Ein einziger Regisseur, der den ganzen Tag das Timing hält
- Zufriedenheitsumfrage am selben Abend oder am nächsten Morgen versendet
- Veröffentlichen Sie Replays/Fotos und danken Sie Speakern und Sponsoren
Die Fehler, die teuer werden
- Den Saal unterschreiben vor den Zugpferden: der Inhalt füllt den Saal, nicht umgekehrt.
- Die Technik unterdimensionieren: ein knisterndes Mikro ruiniert ein Plenum für 200 Personen.
- Auf eine einzige Promotionswelle setzen: Sie brauchen 3 bis 4 segmentierte Nachfassaktionen.
- No-Shows ignorieren: bei kostenlosen Events kommen 30 bis 50% der Angemeldeten nie — überbuchen Sie.
Zum Budget
Für 100 bis 200 Teilnehmende rechnen Sie 8.000 bis 30.000 € je nach Saal und Technik; Catering schlägt mit 25 bis 40 € pro Person und Mittagspause zu Buche.
TadaPlan passt den Plan an Ihren Termin, Ihre Teilnehmerzahl und Ihr Budget an und warnt Sie, sobald eine kritische Aufgabe verrutscht.
Weitere Ratgeber
Organisieren: eine Hochzeit · Organisieren: ein Netzwerk-Dinner · Organisieren: ein Sportturnier · Organisieren: eine Benefizwanderung · Organisieren: ein Benefizdinner · Organisieren: ein lokales Festival · Organisieren: ein Teamevent · Organisieren: einen Tag der offenen Tür · Organisieren: ein Firmenjubiläum · Organisieren: einen Sitzplan für die Hochzeit · Organisieren: ein Firmenseminar