Een festival organiseren: plan van aanpak, van de eerste briefing tot de afbraak
Een festival, ook een klein of lokaal festival, is het meest veeleisende format: programmatie, vergunningen, veiligheid, techniek, vrijwilligers en het weer lopen over meerdere dagen door elkaar. Het plan van aanpak hieronder volgt het kritiek pad, dat bijna altijd via de vergunningen en de hoofdact loopt. Reken op 6 tot 12 maanden.
Beschrijf je evenement en TadaPlan bouwt de volledige planning — taken, afhankelijkheden, kritiek pad, budget — in 30 seconden.
De planning, fase per fase
6 tot 12 maanden vooraf
- Leg het concept, de data, de site en de beoogde capaciteit vast
- Maak het begrotingsontwerp en het break-evenpunt (gages vs inkom)
- Boek de hoofdact — die bepaalt al de rest
- Start de vergunningsaanvragen: gemeente, veiligheid, auteursrechten (SABAM), milieu
3 tot 6 maanden vooraf
- Vervolledig de programmatie en teken de artiestencontracten
- Teken sponsors en subsidies (dien de dossiers vroeg in)
- Reserveer podium, geluid, licht, tenten, sanitair, aggregaten
- Lanceer de ticketverkoop of voorverkoop en de communicatie
De laatste maand
- Finaliseer het siteplan: podia, bars, eerste hulp, uitgangen, eventueel camping
- Rekruteer en plan de vrijwilligers per ploeg en per tijdslot
- Leg het veiligheids- en hulpdispositief vast met de autoriteiten
- Vergrendel de artiestenlogistiek: onthaal, loges, riders, soundcheck-uren
Opbouw, exploitatie, afbraak
- Opbouw over 2 tot 5 dagen met een veiligheidscheck vóór opening
- Een organisatie-HQ tijdens de exploitatie: één beslissingskanaal
- Telling van de inkom en opvolging van de bar in real time
- Afbraak, plaatsbeschrijving, financiële balans en een debrief à chaud
De fouten die je duur komen te staan
- Je engageren op gages vóór je het break-evenpunt kent: dat is verzekerd verlies.
- De veiligheidseisen op het laatste moment ontdekken: het dispositief onderhandel je maanden vooraf.
- Opbouw/afbraak verwaarlozen in de vrijwilligersplanning — daar ontbreekt altijd volk.
- Geen weerplan: een plan B bij regen (tenten, drainage, terugval) beslis je bij het ontwerp.
Wat het budget betreft
Een lokaal festival van een of twee dagen speelt zich af tussen € 15.000 en € 100.000; gages en techniek maken 60% van het budget, de bar 30 tot 50% van de inkomsten. Vandaar het belang van een prognose vóór elk engagement.
TadaPlan stemt het plan af op je datum, je aantal en je budget, en waarschuwt je zodra een kritieke taak uitloopt.
Andere gidsen
Organiseer een bruiloft · Organiseer een netwerkdiner · Organiseer een congres · Organiseer een sporttoernooi · Organiseer een sponsorwandeling · Organiseer een benefietdiner · Organiseer een teamuitje · Organiseer een opendeurdag · Organiseer een bedrijfsjubileum · Organiseer een tafelschikking voor een bruiloft · Organiseer een bedrijfsseminarie