Een professioneel congres van A tot Z organiseren
Een congres bestaat uit drie parallelle werven: inhoud (sprekers), publiek (promotie en inschrijvingen) en logistiek (zaal, techniek, catering). De klassieke val: alles rond de zaal bouwen en te laat ontdekken dat een sleutelspreker niet beschikbaar is. Vergrendel beide tegelijk, 4 tot 6 maanden vooraf.
Beschrijf je evenement en TadaPlan bouwt de volledige planning — taken, afhankelijkheden, kritiek pad, budget — in 30 seconden.
De planning, fase per fase
4 tot 6 maanden vooraf
- Bepaal het thema, het format (plenair, workshops) en het bezoekersdoel
- Bevestig de hoofdsprekers VÓÓR je de zaal tekent
- Reserveer de zaal met de techniek (geluid, projectie, opname)
- Zet het budget op: huur, techniek, catering, promotie, sprekers
2 tot 4 maanden vooraf
- Open de inschrijvingen met tarieven (early bird indien betalend)
- Lanceer de promotie: e-mailing, LinkedIn, partnerkanalen
- Leg het gedetailleerde programma en de noden van elke spreker vast
- Teken de sponsors en bepaal hun zichtbare tegenprestaties
De laatste maand
- Duw de promotie op de zwakke segmenten (inschrijvingen pieken rond 15 dagen vooraf)
- Brief de sprekers: timing, formaat van de slides, technische repetitie
- Regel onthaal, badges, bewegwijzering en vestiaire
- Voorzie de opname of foto’s voor de communicatie nadien
De dag zelf en erna
- Technische repetitie dezelfde ochtend met alle presentaties ingeladen
- Eén regisseur die de hele dag de timing bewaakt
- Tevredenheidsenquête verstuurd dezelfde avond of de ochtend erna
- Publiceer replays/foto’s en bedank sprekers en sponsors
De fouten die je duur komen te staan
- De zaal tekenen vóór de hoofdnamen: de inhoud vult de zaal, niet omgekeerd.
- De techniek onderdimensioneren: een krakende micro verpest een plenaire voor 200 mensen.
- Rekenen op één promotiegolf: je hebt 3 tot 4 gesegmenteerde rappels nodig.
- No-shows negeren: bij gratis events komt 30 tot 50% van de ingeschrevenen niet — overboek.
Wat het budget betreft
Voor 100 tot 200 deelnemers reken je € 8.000 tot € 30.000 afhankelijk van zaal en techniek; catering weegt € 25 tot € 40 per persoon per lunchpauze.
TadaPlan stemt het plan af op je datum, je aantal en je budget, en waarschuwt je zodra een kritieke taak uitloopt.
Andere gidsen
Organiseer een bruiloft · Organiseer een netwerkdiner · Organiseer een sporttoernooi · Organiseer een sponsorwandeling · Organiseer een benefietdiner · Organiseer een lokaal festival · Organiseer een teamuitje · Organiseer een opendeurdag · Organiseer een bedrijfsjubileum · Organiseer een tafelschikking voor een bruiloft · Organiseer een bedrijfsseminarie