Organizar um festival local, do primeiro brief à desmontagem
Um festival, mesmo local, é o formato mais exigente: cartaz, licenças, segurança, produção técnica, voluntários e meteorologia entrelaçam-se ao longo de vários dias. O caminho crítico passa quase sempre pelas licenças e pela cabeça de cartaz. Conte com 6 a 12 meses.
Descreva o seu evento e o TadaPlan constrói o planeamento completo — tarefas, dependências, caminho crítico, orçamento — em 30 segundos.
O planeamento, fase a fase
De 6 a 12 meses antes
- Fixar o conceito, as datas, o recinto e a lotação alvo
- Construir o orçamento previsional e o ponto de equilíbrio (cachês vs entradas)
- Contratar a cabeça de cartaz — é ela que dita todo o resto
- Iniciar os pedidos de licença: município, segurança, direitos de autor, ambiente
De 3 a 6 meses antes
- Completar o cartaz e assinar os contratos com os artistas
- Assinar patrocinadores e apoios (submeta as candidaturas cedo)
- Reservar palco, som, luz, tendas, sanitários e geradores
- Lançar a bilhética ou as pré-vendas e a comunicação
O último mês
- Finalizar a planta do recinto: palcos, bares, primeiros socorros, saídas, campismo eventual
- Recrutar e escalar voluntários por equipa e por turno
- Acertar o dispositivo de segurança e socorro com as autoridades
- Fechar a logística dos artistas: acolhimento, camarins, riders, horários de soundcheck
Montagem, exploração, desmontagem
- Montagem em 2 a 5 dias com verificação de segurança antes da abertura
- Um posto de comando durante o evento: um único canal de decisão
- Contagem de entradas e acompanhamento do bar em tempo real
- Desmontagem, relatório de estado, balanço financeiro e debrief a quente
Os erros que saem caro
- Comprometer-se com cachês antes de conhecer o ponto de equilíbrio: é o prejuízo garantido.
- Descobrir as exigências de segurança à última hora: o dispositivo negoceia-se meses antes.
- Negligenciar montagem e desmontagem na escala de voluntários — é sempre aí que faltam braços.
- Sem plano de meteorologia: um plano B de chuva (tendas, drenagem, alternativa) decide-se na conceção.
Quanto ao orçamento
Um festival local de um ou dois dias fica entre 15 000 e 100 000 €; cachês e produção fazem 60 % do orçamento, e o bar 30 a 50 % da receita. Daí a importância de um previsional antes de qualquer compromisso.
O TadaPlan adapta o plano à sua data, à sua lotação e ao seu orçamento e avisa-o assim que uma tarefa crítica derrapa.
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