Organizar um dia de portas abertas que converte
Umas portas abertas têm um objetivo mensurável: inscrições, leads, contratações ou notoriedade local. Tudo se desenha à volta do percurso de visita — o que o visitante vê, por que ordem e com que momento alto. Conte com 6 a 8 semanas.
Descreva o seu evento e o TadaPlan constrói o planeamento completo — tarefas, dependências, caminho crítico, orçamento — em 30 segundos.
O planeamento, fase a fase
De 6 a 8 semanas antes
- Fixar o objetivo numérico (visitantes, contactos qualificados) e a data
- Desenhar o percurso de visita com um ponto de entrada e um momento alto
- Verificar segurança e seguro para receber público (zonas interditas, lotação)
- Planear a comunicação: imprensa local, redes sociais, cartazes, convites diretos
De 3 a 6 semanas antes
- Mobilizar as equipas: quem apresenta o quê, em que posto e a que hora
- Preparar as demonstrações e atividades às horas anunciadas
- Abrir a inscrição online (mesmo opcional: qualifica os visitantes)
- Encomendar sinalética, crachás, materiais e brindes
A última semana
- Percorrer o trajeto com olhos frescos e cronometrar uma visita completa
- Sinalizar o recinto: acolhimento, sentido de visita, sanitários, zonas fechadas
- Dar briefing a cada posto com as perguntas frequentes e a mensagem-chave
- Reforçar a imprensa local e os inscritos
O dia e depois
- Contar as entradas e captar os contactos (sorteio, QR, formulário)
- Demonstrações a horas fixas para dar ritmo e reter os visitantes
- Debrief a quente com as equipas nessa mesma noite
- Dar seguimento a cada contacto qualificado no prazo de uma semana
Os erros que saem caro
- Abrir sem percurso pensado: os visitantes vagueiam, perdem o momento alto e vão-se embora.
- Não captar os contactos: sem contacto, não há conversão — uma contagem não chega.
- Subestimar a segurança: receber público implica obrigações (saídas, extintores, zonas de máquinas).
- Comunicar só online: para um evento local, cartazes e imprensa local trazem metade do movimento.
Quanto ao orçamento
Umas portas abertas custam sobretudo tempo interno; o orçamento externo (sinalética, catering leve, comunicação local) fica geralmente entre 1 000 e 5 000 €.
O TadaPlan adapta o plano à sua data, à sua lotação e ao seu orçamento e avisa-o assim que uma tarefa crítica derrapa.
Outros guias
Organizar um casamento · Organizar um jantar de networking · Organizar uma conferência · Organizar um torneio desportivo · Organizar uma caminhada solidária · Organizar um jantar de angariação de fundos · Organizar um festival local · Organizar um team building · Organizar um aniversário de empresa · Organizar o plano de mesas do casamento · Organizar um seminário de empresa