Organiser des portes ouvertes qui convertissent
Des portes ouvertes ont un objectif mesurable : inscriptions, leads, recrutements ou notoriété locale. Tout se conçoit autour du parcours de visite — ce que le visiteur voit, dans quel ordre, et avec quel moment fort. Comptez 6 à 8 semaines.
Décrivez votre événement, TadaPlan génère le rétroplanning complet — tâches, dépendances, chemin critique, budget — en 30 secondes.
Le rétroplanning, phase par phase
6 à 8 semaines avant
- Fixer l’objectif chiffré (visiteurs, contacts qualifiés) et la date
- Concevoir le parcours de visite avec un point d’entrée et un moment fort
- Vérifier sécurité et assurance pour l’accueil du public (zones interdites, jauge)
- Planifier la communication : presse locale, réseaux, affichage, invitations directes
3 à 6 semaines avant
- Mobiliser les équipes : qui présente quoi, à quel poste, à quelle heure
- Préparer les animations et démonstrations aux heures annoncées
- Ouvrir l’inscription en ligne (même facultative : elle qualifie les visiteurs)
- Commander signalétique, badges, supports et goodies
La dernière semaine
- Répéter le parcours avec un œil neuf et chronométrer une visite
- Baliser le site : accueil, sens de visite, sanitaires, zones fermées
- Briefer tous les postes avec les questions fréquentes et le message clé
- Relancer la presse locale et les inscrits
Jour J et après
- Compter les entrées et capter les coordonnées (jeu-concours, QR, formulaire)
- Des démonstrations à heures fixes pour rythmer et retenir les visiteurs
- Debrief à chaud avec les équipes le soir même
- Recontacter chaque contact qualifié sous une semaine
Les pièges qui coûtent cher
- Ouvrir sans parcours pensé : les visiteurs errent, ne voient pas le moment fort et repartent.
- Ne pas capter les coordonnées : sans contact, pas de conversion — le comptage ne suffit pas.
- Sous-estimer la sécurité : accueil du public = obligations (issues, extincteurs, zones machines).
- Communiquer seulement en ligne : pour du local, l’affichage et la presse locale font la moitié du trafic.
Côté budget
Des portes ouvertes coûtent surtout du temps interne ; le budget externe (signalétique, catering léger, communication locale) tient en général entre 1 000 et 5 000 €.
TadaPlan adapte le plan à votre date, votre jauge et votre budget, puis vous alerte quand une tâche critique dérape.
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