Organizar unas puertas abiertas que conviertan
Unas puertas abiertas tienen un objetivo medible: inscripciones, leads, contrataciones o notoriedad local. Todo se diseña alrededor del recorrido del visitante — qué ve, en qué orden y con qué momento estrella. Calcula de 6 a 8 semanas.
Describe tu evento y TadaPlan construye el planning completo — tareas, dependencias, camino crítico, presupuesto — en 30 segundos.
El planning, fase a fase
6 a 8 semanas antes
- Fijar el objetivo numérico (visitantes, contactos cualificados) y la fecha
- Diseñar el recorrido con un punto de entrada y un momento estrella
- Verificar seguridad y seguro para recibir público (zonas restringidas, aforo)
- Planificar la comunicación: prensa local, redes sociales, carteles, invitaciones directas
3 a 6 semanas antes
- Movilizar a los equipos: quién presenta qué, en qué puesto, a qué hora
- Preparar las demos y actividades a las horas anunciadas
- Abrir la inscripción online (aunque sea opcional: cualifica a los visitantes)
- Encargar señalética, acreditaciones, materiales y obsequios
La última semana
- Recorrer el itinerario con ojos nuevos y cronometrar una visita completa
- Señalizar el recinto: acogida, sentido de la visita, aseos, zonas cerradas
- Briefing a cada puesto con las preguntas frecuentes y el mensaje clave
- Reforzar la prensa local y los inscritos
El día y después
- Contar las entradas y captar los datos de contacto (sorteo, QR, formulario)
- Demos a horas fijas para dar ritmo y retener a los visitantes
- Debrief en caliente con los equipos esa misma tarde
- Contactar con cada contacto cualificado en el plazo de una semana
Los errores que salen caros
- Abrir sin un recorrido pensado: los visitantes deambulan, se pierden el momento estrella y se van.
- No captar los datos de contacto: sin contacto, no hay conversión — el recuento no basta.
- Subestimar la seguridad: recibir público implica obligaciones (salidas, extintores, zonas de máquinas).
- Comunicar solo online: para un evento local, los carteles y la prensa local traen la mitad de la afluencia.
Sobre el presupuesto
Unas puertas abiertas cuestan sobre todo tiempo interno; el presupuesto externo (señalética, catering ligero, comunicación local) suele situarse entre 1 000 y 5 000 €.
TadaPlan adapta el plan a tu fecha, tu aforo y tu presupuesto, y te avisa en cuanto una tarea crítica se retrasa.
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