Organizar una fiesta local, del primer brief al desmontaje
Una fiesta, aunque sea local, es el formato más exigente: cartel, permisos, seguridad, producción técnica, voluntarios y meteorología se entrelazan durante varios días. El camino crítico pasa casi siempre por los permisos y el cabeza de cartel. Calcula de 6 a 12 meses.
Describe tu evento y TadaPlan construye el planning completo — tareas, dependencias, camino crítico, presupuesto — en 30 segundos.
El planning, fase a fase
6 a 12 meses antes
- Fijar el concepto, las fechas, el emplazamiento y el aforo previsto
- Elaborar el presupuesto previsional y el punto de equilibrio (caché vs entradas)
- Contratar al cabeza de cartel — condiciona todo lo demás
- Iniciar las solicitudes de permiso: ayuntamiento, seguridad, derechos de autor, medio ambiente
3 a 6 meses antes
- Completar el cartel y firmar los contratos de los artistas
- Firmar patrocinadores y subvenciones (presenta las solicitudes pronto)
- Reservar escenario, sonido, iluminación, carpas, aseos, grupos electrógenos
- Lanzar la venta de entradas o preventas y la comunicación
El último mes
- Cerrar el plano del recinto: escenarios, barras, socorro, salidas, camping si lo hay
- Reclutar y planificar a los voluntarios por equipo y por turno
- Acordar el dispositivo de seguridad y socorro con las autoridades
- Cerrar la logística de artistas: acogida, camerinos, riders, horarios de prueba de sonido
Montaje, evento, desmontaje
- Montar en 2 a 5 días con una revisión de seguridad antes de abrir
- Un centro de operaciones durante el evento: un único canal de decisión
- Recuento de entradas y seguimiento de la barra en tiempo real
- Desmontaje, acta del estado del recinto, balance financiero y debrief en caliente
Los errores que salen caros
- Comprometerse con los cachés antes de conocer el punto de equilibrio: es una pérdida garantizada.
- Descubrir los requisitos de seguridad en el último momento: el dispositivo se negocia con meses de antelación.
- Descuidar el montaje y el desmontaje en el planning de voluntarios — es donde siempre faltan manos.
- No tener plan de lluvia: un plan B (carpas, drenaje, alternativa) se decide en la fase de diseño.
Sobre el presupuesto
Una fiesta local de uno o dos días se mueve entre 15 000 y 100 000 €; cachés y técnica suman el 60 % del presupuesto, y la barra el 30 a 50 % de los ingresos. De ahí la importancia del previsional antes de cualquier compromiso.
TadaPlan adapta el plan a tu fecha, tu aforo y tu presupuesto, y te avisa en cuanto una tarea crítica se retrasa.
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